社員インタビュー

ビジネスサポート部 Yさん

2025年2月26日

今回の社員インタビューはビジネスサポート部のYさんに、これまでのビジネスサポート部の取り組みや、今後の目標についてをお聞きしました。

（※内容は取材当時のものです。）

――Yさんの担当業務を教えてください。

ビジネスサポート部で工事書類の作成・管理を中心に、バックオフィス業務を通じた現場部門のサポートを行なっています。

――入社してどれくらい経ちましたか。

1年4カ月です。

――Yさんはビジネスサポート部の立ち上げメンバーでしたね。どういった経緯で設立された部署なんですか。

元々、ビジネスサポート部が設立される前から工事担当の部署に一名と、メンテナンス担当の部署に二名の現場サポート担当者が配置されていました。
ビジネスサポート部はその現場サポートの体制を拡充するべく、私を含めた二名の増員を行なって設立された部署です。

――現場担当者とビジネスサポート部の業務分担はどのようになっているのでしょうか。

私たちは主に竣工図書関連や安全書類を作成をしているほか、まだ明確に決まっていないことも多くて、都度頼まれたことをやっている感じです。
正直、今はまだ枝葉レベルのことしか担えていないというか、限られた範囲のサポートしかできていないのかもと感じています。個人的には、もう少し根底の部分から見直してもいいのかなと思っています。

――根底の部分というと？

業務の線引き、についてですかね。現場担当者は管理者として進捗、安全、コストや品質の管理などといった管理責任を負っていて、加えて書類等の実務まで行なうとなると当然手が足りなくなってしまうのかなと。管理に注力してもらうために、書類などの実務部分はビジネスサポート部が実行責任をもって担う…それが役割分担をするうえで根底となる、大きなひとつの線引きなのではないかと思います。

――ここでいう管理責任と実行責任とはどういったことを指しますか。

ビジネスサポート部の仕事という枠で考えると、言われたことをただ言われた通りにやるのではなくて、その「言われたこと」がどういう仕事に繋がるのかを理解したうえで取り組みつつ、期限内に求められたクオリティのものを完成させることが実行責任なのかなと。

対して現場担当者含めた管理側は「誰が・いつ・何をするのか」を把握して、依頼したものについても、期限やクオリティをクリアしているか含め管理する…という管理責任を持つのではと思います。

そういった根底をお互いに明確にしていけば、今よりも更に管理側がビジネスサポート部に仕事を振ることができ、核となる「管理する仕事」に注力できるのかなと思います。

――そうすることでサポートできる範囲も広げられると。

そうですね。
「この仕事はビジネスサポート部がやります」「その仕事もこちらでできますよ」といった、こちらからの働きかけによる業務分担だけでは、結局は私たちビジネスサポート部から見える範囲でしかサポートできないように思います。
あとは単純に、「これを頼みたいんだけど」と相談しやすい環境をつくることも大事なのかなと思います。

でも最たる重要なことは私が「任せられるな」と思ってもらえるようになること…ですね！

――ビジネスサポート部の設立から一年が経ちましたが、部としてこの一年はどのような一年でしたか。

設立以前に各部署で行なっていた現場サポート業務の内容や流れを、新たに入った私たちが習得するための一年だったと思います。

――なるほど。次のステップをどうするか考えていたりするんですか。

これは、いま質問を受けて私が勝手に考えているだけですが……
一連の業務に慣れてきて、今年はどの業務にどれくらいの時間や手間がかかるのかを測っていきたいなと思います。
そしてその次の年からは、その工数を意識しながら業務の効率化を図っていけたら良いのかなと思います。
一年毎ではなく、もっとスピード感があってもいいかも知れません。

――ビジネスサポート部の雰囲気はどんな感じですか？

「これを言ったら怒られる」とか「こんな静まり返っているなかで発言しづらい」といった雰囲気が無く、適度に雑談があって相談や質問もしやすいオープンな雰囲気があると思います。ホウレンソウだけでなくてザッソウ、というやつですね。

――組織にとって大切なことですよね。何がその良い雰囲気をつくっているのでしょうか。

メンバーそれぞれの雰囲気がそうさせているかもしれませんし、部長や先輩方が意図的にそうしてくれているのかもしれません。
器の大きい人が多いなと思います。

――器が大きいというと？

メンバーの自主性を重んじられるところが器が大きいなと感じます。

私も過去にマネジメントする立場で仕事をしていたこともあるのですが、メンバーの自主性を信じて仕事を任せることって勇気のいることだと思うんです。
自主性を重んじることが重要だと分かってはいても、自分が最終的な責任を持つ立場だとつい過干渉になってしまいがちです。

――書類関連の業務が多いとのことですが、ひとり黙々とこなしていく感じですか？発注者様やお客様、協力業者さんとの連絡に時間を使うことが多いですか？

安全書類の提出をお願いするなど、協力業者さんとのやり取りは多いです。
ただ私は連絡には基本的にメールを使っているので、電話に時間を取られることは少ないですね。

――ひとつの工事でどれくらいの協力業者さんとやりとりがあるんですか？

直近で担当した工事では、孫請けまで含めると34社の協力業者さんが入場しました。
私たちが直接やり取りが必要なのは1次下請業者さんだけですが、それでも10社以上の業者さんとやり取りが必要です。

――取りまとめが大変そうですね。そのほか、この仕事をやってみて思いのほか大変だったことはありますか？

私、パソコン仕事は得意な方なんですが、手先がめっちゃ不器用なんですよ！
図面の製本の作業などの手先の器用さが求められる作業が苦手なんですが、そういう業務が思っていたより多くて苦労しています。
時間が掛かってしまうし、自分の納得のいくクオリティに仕上げられずモヤモヤしたり……

例えば製本作業をするときは、位置を合わせて糊付けする際にズレないように予めクリップで留めておくとか、どうにか不器用さをカバーするやり方を考えながら、なんとかやっています。

――反対に、今の仕事の良い面はどんなところですか。

一つひとつの仕事の終わりが明確なところです。
「この書類を作って提出する」という、具体的な成果物が定められていたり、完成・完了の基準が明確だったりする業務が多いので、達成感が得やすい仕事だと思います。

他にも、公共工事は工事完了後に市や県などから工事成績が点数として返ってくるのですが、そこでは工事書類の検査の結果も影響します。事務職にしては比較的、自分の成果が分かりやすい方なのかなと思います。

――Yさんが仕事をするうえで心掛けていることは何ですか。

仕事を進めるうえで異なる意見がでたときに、誰が何を軸にした（重きを置いた）意見を出しているのかを見極めるようにしています。

例えば、AさんBさんCさんそれぞれ三者三様の意見を出しているとして。何に軸を置いているか、を念頭に聞くとAさんはリスク回避に、Bさんは利益に、Cさんは業務効率に重点を置いた意見…という風にそれぞれの主張はどこに重きを置いているのかが見えてきたりします。
どの観点も重要なんだけど全部を叶えるのは難しいというケースが多く、そういうときにどうバランスを取るかが最も重要なところだと思います。
相手が何に重点を置いているのかを汲み取り理解したうえで話し合えば、良い解決策も見つかりやすいのかなと思うので、そこは少し意識しているかもしれないです。

――今後取り組んでいきたいと考えていることはありますか。

今後ではなく既に進めているのですが、業務のマニュアル化です。
今のこの、業務知識を吸収しているタイミングが良いマニュアルを作れるタイミングだと思うので。

――何が分からなかったのかを覚えているうちに、ということですか。

そうそう。そうじゃないと細かいところを端折ってしまう気がして。

――例えば今はどんな業務のマニュアルを作っているんですか？

公共工事における工事図書の電子納品のやり方についてのマニュアルをまとめています。
ビジネスサポート部の他のメンバーがそのままマニュアルとして使ってもらうのは勿論ですが、現場担当者がそれを読んで電子納品の流れについての理解が深まるのであれば、それもまた全体としての業務効率化にも繋がるのかなという期待も込めて作成しています。

――その他に目標や野望はありますか。

明確な目標を持って仕事を進めていきたいです。定量的な指標を定めて、成果を追って仕事を進めていけるようになったらいいなと思います。
そしてそれは個人の目標としてだけではなく、部、ひいては会社として、そうあってくれたらいいなと思います。ビジネスサポート部は他の部署と一緒に成果を出していくポジションだと思うので。

――Yさんご自身についても聞かせてください。趣味や好きなことについて教えてください。